Помню замечательные времена, когда работал еще системным администратором на одном крупном серьезном предприятии, шел далекий теперь уже 2009-й год. И вот решили тогда внедрять электронный документооборот. Мы, как отдел ИТэшников, конечно были всецело за — это же по сути наш хлеб, тем более на предприятии был большой штат своих программистов. Ну и вот программисты ваяли софт, какие то модули докупали сторонних разработчиков, пытались все бизнес-процессы засунуть во все это программное обеспечение и научить людей всем этим пользоваться.
Ключевых задач было две — ускорить процессы движения бюрократической макулатуры по инстанциям, и сократить расходы на эксплуатацию печатной техники, то есть на бумагу, на расходные материалы, на заправку картриджей и обслуживание оргтехники.
Как было?
Печатался документ, на последнем листе был лист согласований с кучей фамилий и мест для простановки подписи. И вот этот документ начинал гулять по кабинетам — начальник КБ, начальник службы снабжения, главный экономист, главный финансист, начальник цеха, ИТэшники, КБэшники, и конечно же отдел №5.
по идее, каждый из подписавшихся с документиком должен был ознакомиться, то есть прочитать. Поэтому его клали в папочку «на подпись» у секретаря, которую подсовывали руководителю как правило в строго определенное время, например генеральный подписывает доки каждый день после 16-ти.
Как это работает
Как стало.
У каждого ответственного на столе появился компьютер (у большинства и без внедрения электронного документооборота компы на столах были).
**Как обычно позабавила процедура закупки компа генеральному. Предприятие то крупное, и серьезное, соответственно и комп у генерального должен быть топовый (правда не понятно зачем, пользоваться то он все равно не будет, ибо люлей накричать надо), короче лучше б на стоимость компа генерального купили пару тройку среднестатистических новых компов в бухгалтерию — пользы было бы больше, ну и точно такой же можно было на стол директора, производительности вполне хватило бы для его то задач. Но так уж принято — генеральному самое лучшее.
И значит теперь этот документик двигался в электронном виде и подпись надо было ставить в компе… электронную… правда читать перед этим все равно было нужно. Поэтому… документик печатали теперь не в единственном экземпляре, а почти у каждого ответственного, потому что не все смогли научиться читать документы с монитора (справедливости ради замечу, что и сам сейчас (2020-й год) важные договора печатаю и читаю с бумаги, даже если заключаем договор в электронном виде, потому что с бумаги лучше воспринимается содержание… потом кладу его в папочку с договорами — так его потом проще найти).
Почему это важно
Как вы понимаете вторая задача была похерена на корню… объем печати вырос. Решение первой задачи уперлось в то, что основная задержка не в перемещении документика между инстанциями (секретари всегда быстро перемещались между кабинетами), а в том, что документик как раньше ждал часа подписи, так и тут так же продолжил ждать генерального после 16-ти.
К чему я все это?
Буквально сегодня (2020-й год на дворе) очередная крупная серьезная организация попросила предоставить на физическом носителе полный пакет документов контрагента для проявления должной осмотрительности. То есть устав + инн + огрн + выписка из ЕГРЮЛ… причем все это заверенное подписью директора и печатью… а это все вместе листов 50… И все это при том, что сканы документов уже давно у них, а выписку из ЕГРЮЛ уже лет пять как можно получить в режиме онлайн с сайта налоговой.
Так вот и развивается наша цифровая экономика. Власти там чего то выдумывают, согласовывают, утверждают… а у нас здесь в реальности как был прописан регламент в конце нулевых (в лучшем случае), так все службы предприятия и пользуются этим регламентом.
Но надо отдать должное, что все таки становится лучше, как минимум связка сайта госуслуг и ближайшего МФЦ лично мне уже помогала решать задачи гораздо проще, чем десяток лет назад.
